Jak archiwizować dokumenty kategorii A?

Archiwizacja dokumentów to obowiązek podmiotów, które je wytwarzają i otrzymują. Wielu akt czy plików nie można po prostu wyrzucić, gdyż mają duże znaczenie historyczne, trwałe lub czasowe. To, w jakich warunkach i jak długo należy przechowywać dokumenty, określa nadawana im kategoria określana literami A lub B.

Na jakie kategorie dzieli się archiwizowane dokumenty?

Archiwizacja dokumentów nie jest łatwym zajęciem, a zajmujące się nią osoby muszą dobrze znać przepisy prawa regulujące sprawy związane z archiwizacją. Dokumenty, które mają być zarchiwizowane, dzieli się na dwie grupy, zwane w tym przypadku kategoriami. Przed każdym klasyfikowaniem trzeba prosić o opinię pracownika archiwum państwowego. Symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, a opatrzone nią druki są przekazywane do właściwego archiwum na wieczyste przechowywanie. Symbolem „B” zaś oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej. Zasady archiwizacji dokumentów głoszą także, iż symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumenty, które przez pewien czas mają znaczenie praktyczne i tak długo muszą być przechowywane. Dla przykładu, dokument z sygnaturą B40 musi być przechowywany przez czterdzieści lat, a kiedy tan czas minie, trzeba go przekazać na makulaturę. Kolejna kategoria to BE i cyfra, co oznacza, że po upływie tego czasu ocenia się wartość archiwalną druków. Można je wtedy przekazać do dalszego przechowywania lub wyrzucić. Druki opatrzone sygnaturą Bc mają krótkotrwałe znaczenie praktyczne i gdy przestaną być potrzebne, można je przekazać na makulaturę.

Zasady archiwizacji dokumentów oznaczonych kategorią A

Dokumenty, które mają znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej, a dotyczą działalności Polski, jego organów, jednostek organizacyjnych czy stosunkach z innymi państwami oznacza się kategorią A. Tymi materiałami mogą być akta i dokumenty, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, korespondencja, mapy i inne dokumenty, także w formie elektronicznej. Zgodnie z zasadami archiwizacji dokumentów, są one oddawane na wieczyste przechowanie.

Zanim druki trafią do archiwum państwowego, trzeba je składować w archiwum zakładowym, które musimy założyć, jeśli wytwarzamy dokumenty kategorii A. W każdym przedsiębiorstwie musi znajdować się instrukcja kancelaryjna, w której zapisuje się zasady archiwizacji dokumentów.

Jak prowadzić ewidencję dokumentów?

Dla ewidencjowania dokumentów najlepiej założyć dziennik podawczy, na podstawie którego każde wpływające lub wychodzące pismo otrzymuje kolejny numer. Numer ten łamany przez dwie ostatnie cyfry roku jest znakiem pisma. Jeśli nie założymy dziennika, będzie prowadzić inny rodzaj ewidencji.

W systemie bez dziennika dokuje się rejestracji spraw, a nie pism, czyli sprawę rejestruje się na podstawie pierwszego pisma, które rozpoczyna sprawę, a kolejne pisma otrzymają ten sam znak, co pierwsze. Ten system przechowywania jest bardzo przejrzysty i ułatwia późniejszą archiwizację dokumentów. Najczęściej stosowany jest system mieszany, w którym kolejne akty zapisuje się w dzienniku podawczym, a jednocześnie dokonuje się właściwej rejestracji. Dokumenty są przekazywane do archiwum w opisanych teczkach. Teczki opisuje się miękkim ołówkiem.

Na teczce musi znajdować się pełna nazwy instytucji, znak aktu złożonego z symbolu literowego komórki organizacyjnej i symbolu cyfrowego hasła wg wykazu akt, kategoria archiwalna akt oraz rok założenia teczki. Uporządkowane akta przekazuje się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych.

Archiwizacja dokumentów musi odbywać się zgodnie z zasadami obowiązującego w Polsce prawa, więc jeśli nie chcemy popełnić błędów, dobrze poznajmy te zasady.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.