Co to jest archiwizacja dokumentów?

Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, konieczne jest archiwizowanie dokumentów księgowych przez pięć lat, a wiele innych druków trzeba przechowywać dłużej. Zachowanie kwitów w gospodarstwie domowym wymaga zakupienia jednej dużej teczki i kilku tak zwanych koszulek, ale w przypadku przedsiębiorstwa archiwizacja dokumentów staje się poważnym przedsięwzięciem.

Jakie dokumenty trzeba archiwizować?

Obowiązek archiwizacji dokumentów dotyczy akt finansowo-księgowych, czyli faktur, raportów z inwentaryzacji, ksiąg przychodów i rozchodów i sprawozdań finansowych. Dokumenty te należy przechowywać przez co najmniej pięć lat.

Archiwizacja dokumentów w przedsiębiorstwie

Archiwizowanie dokumentów często rozumiane jest jako wkładanie druków w skoroszyty i umieszczanie ich na półkach. W rzeczywistości nie jest to takie proste, gdyż przedsiębiorców obowiązują przepisy ustaw o ochronie danych osobowych i o archiwach. Archiwizacja dokumentów w firmie wiąże się z koniecznością zatrudnienia pracownika, który będzie umiał zarządzać dokumentacją. Warto także przemyśleć możliwość przechowywania dokumentów „na zewnątrz”, zlecając to firmie wyspecjalizowanej w tego typu usługach.

Firmy archiwizujące. Czy warto?

półka na dokumenty

Zanim zdecydujemy się na skorzystanie z usług firmy, która zajmuje się archiwizacją dokumentów, musimy sprawdzić, czy dysponuje ona odpowiednimi warunkami przechowywania, ma w tym doświadczenie, a jej pracownicy znają przepisy prawa. W Polsce jest wiele ustaw, które dotyczą tej dziedziny, choćby:  ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości,  ustawa z dnia 26 stycznia 1984 roku Prawo prasowe, ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych czy ustawa z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych.  Znajomość zasad i procedur jest bardzo ważna. Nie możemy przekazać dokumentacji firmie, która nie ma doświadczenia. Koniecznie sprawdźmy, czy jest wpisana do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Taki rejestr jest prowadzony przez marszałków województw  właściwych ze względu na miejsce wykonywania działalności.

W jakich warunkach trzeba przechowywać dokumenty?

Budynki, w których dokonuje się archiwizacji dokumentów powinny znajdować się na suchym i bezpiecznym gruncie. Dojazd do obiektu musi być dogodny dla pojazdów służb porządkowych i ratowniczych. Pomieszczenie, w którym przechowuje się druki muszą spełniać określone warunki wilgotności (45–60 proc.) i temperatury (14–20°C), które trzeba codziennie kontrolować i rejestrować. Przez takie pomieszczenia nie mogą przebiegać żadne instalacje, a do ścian i drzwi nie wolno stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen lub toluen. Miejsce to musi być zabezpieczone przed włamaniem i wyposażone w ognioodporne drzwi i przeciwpożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową zabezpieczone przed włamaniem.

Odpowiednia archiwizacja dokumentów jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Jeśli nie chcemy popełnić błędu, musimy dobrze poznać procedury i ściśle się do nich stosować.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.