Dlaczego dokumentacja płacowa może przydać się po latach?

Prowadzenie i przechowywanie dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników to jeden z najważniejszych obowiązków każdego pracodawcy, za którego nieprzestrzeganie grożą surowe sankcje. Niezwykle ważne jest również przechowywanie dokumentów płacowych. Co możemy zaliczyć do tej grupy? Dlaczego dokumentacja może przydać się po latach?

Kodeks pracy nakłada na pracodawców wiele obowiązków, do których zaliczyć możemy również konieczność przechowywania przez określony czas dokumentów płacowych związanych zarówno z pracownikami zatrudnionymi w danym momencie w firmie, jak również osób, z którymi przedsiębiorstwa nie łączy już stosunek pracy.

Jakie dokumenty zaliczamy do grupy płacowych?

Do szerokiej grupy dokumentów płacowych zaliczamy akty związane z ustalaniem wysokości wynagrodzenia pracownika oraz dotyczące nawiązania stosunku pracy pomiędzy pracodawcą i pracownikiem. Są to między innymi aneksy umów o pracę dotyczące wynagrodzeń, decyzje o przyznaniu premii, nagród, odprawy lub odszkodowania, rachunki za prace zlecone. Firmy powinny również przechowywać listy obecności z wyszczególnieniem dni, kiedy dana osoba przebywała w pracy, imienne karty pracy, raporty o wykonaniu obowiązków, za które przewidziana jest prowizja, a także zestawienia godzin nadliczbowych. Istotne są również zwolnienia lekarskie i dokumenty potwierdzające, że pracownik korzystał z przysługującego mu urlopu – np. wypoczynkowego lub macierzyńskiego. Do dokumentacji płacowej zaliczyć można również te dokumenty, które pozwalają na uzyskanie świadczeń z ZUS – emerytury, renty itd. Ich przechowywanie jest szczególnie ważne w kontekście ustalania wysokości tych świadczeń.

przechowywanie dokumentow

Przechowywanie dokumentów (źródło: rhenus-data.pl)

Przez ile lat pracodawca musi przechowywać dokumenty płacowe?

Obowiązek przechowywania dokumentacji płacowej wynika bezpośrednio z przepisów prawa, które chroni osoby, które pozostają lub dawniej pozostawały w stosunku pracy z określonym pracodawcą. Akta takie jak listy płac, karty wynagrodzeń i dokumenty służące do ustalanie wysokości świadczeń z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych mają najdłuższy okres przechowywania – nie mogą być zniszczone przed upływem 50 lat od dnia ustania stosunku pracy. W przypadku dokumentacji służącej do ustalania wysokości wynagrodzenie, okres przechowywania wynosi 5 lat.

Dlaczego trzeba przechowywać dokumenty?

Dokumentacja płacowa może przydać się nie tylko do ustalania wysokości emerytury i renty, ale również w przypadku, gdy były pracownik chce uzyskać od pracodawcy odszkodowanie, np. za zmianę warunków wynagradzania. Zakład powinien zatem gromadzić takie informacje, żeby móc udowodnić swoje racje przed sądem.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.