Dlaczego warto dbać o archiwizowanie dokumentów?

Niezależnie czy zajmuje się jedno pomieszczenie czy większą powierzchnię biurową, kwestią czasu jest, kiedy w biurze zacznie brakować miejsca. Kiedy stanowisko pracy zaczyna się kurczyć w oczach, warto pomyśleć o archiwizacji. Tak samo jednak jak przy zarządzaniu biurem, również i przy archiwizacji zachować trzeba zdrowy rozsądek, a do porządków podejść metodycznie. Niezawodne przy tym zadaniu mogą się okazać nowoczesne pudła archiwizacyjne.

Kiedy w biurze zaczyna brakować miejsca

Umowy, faktury, notatki, teczki z danymi klientów, pełna oferta, realizowane projekty – nawet w małych przedsiębiorstwach w zdumienie może wprawić ilość produkowanych miesięcznie dokumentów. Z niektórych korzysta się na bieżąco, inne, zgodnie z polskimi przepisami trzeba przechowywać nawet przez kilka lat. Kiedy zakłada się archiwum, dobrze jest pomyśleć o odpowiedniej oprawie i ochronie plików. Profesjonalne pudła archiwizacyjne nie tylko świetnie uporządkują dokumenty, ale i będą chronią je przed kurzem czy zabrudzeniem i znacznie ułatwią przenoszenie ich z miejsca w miejsce. Nowoczesne pudła archiwizacyjne, oprócz tego, że są solidne i wzmocnione, to w dodatku można je wygodnie opisywać. Na grzbietach najczęściej umieszcza się daty, nazwy projektów czy podstawowe informacje o kliencie.

Jak wybierać pudła archiwizacyjne?

By pudła archiwizacyjne najlepiej spisały się w swojej roli, trzeba umiejętnie je wybrać. Jeśli w biurze dokumenty przechowuje się w popularnych segregatorach, warto zaopatrzyć się w pudła archiwizacyjne, które zmieszczą w sobie właśnie ten popularny format. Gdy dokumenty porządkuje się w węższych nieco tradycyjnych teczkach, można już kupić pudła o innych wymiarach. Warto też pamiętać, że pudła archiwizacyjne wcale nie muszą służyć do przechowywania samych tylko dokumentów o standardowym formacie. Równie dobrze potraktować można je też jako pudło na foldery, materiały reklamowe czy różne firmowe drobiazgi, które nieestetycznie wyglądają wyeksponowane na wierzchu. W pudłach do archiwizacji śmiało można przechowywać kable, ładowarki, przenośne pamięci, komputerowe myszki i inne drobiazgi, po które sięga się od czasu do czasu.

Czy zwracać uwagę tylko na kolory

Obecnie w ofercie większości producentów znaleźć można nie tylko pudła archiwizacyjne różnej wielkości. Wybierać można również wśród kolorów. Chociaż kusząco wyglądają kolorowe pudła, to jednak warto pomyśleć o archiwum bardziej jak o całości. Lepiej jest zrezygnować z kupowania za każdym razem pudeł w różnych kolorach. O wiele efektowniej wyglądają jednolite pudła. Kolor najlepiej jest więc wybrać zawczasu i na bieżąco uzupełniać archiwum o kolejne pudła.

Przy zakupach koniecznie też uważnie trzeba czytać informacje na opakowaniach. Pudła zazwyczaj można poskładać intuicyjnie, najlepiej jest wybierać te najbardziej solidne, z mocnej tektury i dodatkowo wzmocnione ma rogach. Kosztują nieco więcej, ale będą znacznie trwalsze, a przenoszenie ich nie będzie wiązało się z ryzykiem ich uszkodzenia.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.