Jak zabezpieczyć ważne dokumenty?

Zasady przechowywania dokumentów z danymi osobowymi są określone w przepisach obowiązującego w Polsce prawa. Ważne akta muszą być chronione. Wiele dokumentów, które powstają w przedsiębiorstwach, nie musi być specjalnie chronione, ale po prostu chcemy, by się nie zniszczyły i długo wyglądały dobrze. Oprawa dokumentów to dobry sposób na przedłużenie ich trwałości. Wystarczy kupić bindownicę i folię do laminowania.

Na które dokumenty można nałożyć folię do laminowania?

Ustawa o ochronie danych osobowych nakazuje ochronę tożsamości osób oraz przechowywanie dokumentów w sposób uniemożliwiający przejęcie ich przez osoby trzecie. W większości firm stosowne dokumenty są przechowywane w pancernych szafach lub w pomieszczeniach z drzwiami antywłamaniowymi. Dokumenty z danymi o wysokim stopniu tajności (dane osobowe, numer PESEL itd.) trzeba zamknąć, ale dyplomy i certyfikaty mogą być prezentowane. Wielu pracowników chce przecież pochwalić się swoimi osiągnięciami. Oprawa dokumentów pozwoli na ich wyeksponowanie, a folia do laminowania zapobiegnie zniszczeniu papieru.

Wybieramy oprawę dokumentów – odpowiednia folia do laminowania

Wygląd firmowych dokumentów to jeden z kluczowych elementów w tworzeniu spójnego wizerunku przedsiębiorstwa. Klienci przeglądają katalogi, cenniki i materiały reklamowe i zwracają uwagę nie tylko na ich treść, ale także na wygląd. Oprawa dokumentów sprawi, że będą one wyglądały estetycznie i profesjonalnie. Pliki kartek możemy po prostu zbindować. Są one zaciskane w specjalnym, metalowym kanale, arkusze papieru nie są dziurkowane ani klejone, a oprawiony dokument można postawić na półce. Termobindowanie to system służący do trwałego kompletowania dokumentów. Jeśli zakupimy odpowiednią maszynę i folię do laminowania możemy zdecydować się na oprawę dokumentów w postaci laminacji. Dokument pokrywa się folią, dzięki czemu staje się on sztywniejszy, a druk nie traci trwałości i intensywności kolorów. Laminacja to świetne zabezpieczenie identyfikatorów, legitymacji i ważnych dokumentów.

Kilka zasad troski o dokumenty

Oprawa dokumentów dotyczy tylko tych plików, które nie muszą być przechowywane w teczkach i zamkniętych aktach. Osoba na stanowisku kierowniczym odpowiada za naruszenie bezpieczeństwa dokumentów. Dobrą praktyką jest zastosowanie polityki czystego biurka dla dokumentów papierowych i nośników elektronicznych, co oznacza, że na biurku pracownika nie mogą się znaleźć żadne dokumenty. Jeśli jest taka potrzeba, kadrowa może ich używać, ale w przypadku dłuższej nieobecności przy stanowisku pracy lub po jej zakończeniu, musi umieścić dokumenty i nośniki zawierające dane osobowe w bezpiecznym miejscu. Jeśli chcemy wyeksponować dokumenty i zadbać o ich estetyczny wygląd, kupmy folię do laminowania i zadbajmy o odpowiednią oprawę dokumentów. Wszystkie pliki z danymi osobowymi schowajmy w odpowiednich szafach.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.