Jak łatwo prowadzić rozrachunki z kontrahentami?

Żadna firma nie funkcjonuje sama, zawieszona w przestrzeni. Jej istnienie zależy od całego łańcucha współpracujących kontrahentów, dostawców, odbiorców i zgodnie z prawem, ale też dla zachowania porządku i przejrzystości, należy bardzo skrupulatnie prowadzić z nimi wszystkimi rozrachunki. Jak to robić? Czy program do wystawiania faktur wystarczy? O czym należy pamiętać?

Konta dostawców i odbiorców

Kontrahenci to nasi dostawcy i odbiorcy. Mogą to być osoby fizyczne, przedsiębiorstwa krajowe lub zagraniczne. Ważne, że nawiązujemy z nimi stosunki finansowe – otrzymujemy od nich gotówkę lub przelewy i sami dokonujemy wpłat na ich konta firmowe. Wszelkie zobowiązania finansowe, zaliczki, należności, przychody, a także weksle musimy rejestrować na koncie 200 – „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”. Wszelkie należności i zobowiązania wpisujemy tu w dniu powstawania i w wartości nominalnej, natomiast podczas bilansu zlicza się wartości, które pozostały do zapłaty.

Zapisy tych rozrachunków warto podzielić na część rozrachunki z odbiorcami i część rozrachunki z dostawcami. Dzięki temu możemy szczegółowo śledzić przebieg rozrachunków, podzielić je np. na długo- i krótkoterminowe bądź walutowe i krajowe itd.

Konto „Rozrachunki z dostawcami” – na nim odnotowujemy swoje zobowiązania względem dostawców za dostarczone materiały i ich spłatę, ewentualnie faktury korygujące, odsetki, kary czy różnice walutowe.

Konto „Rozrachunki z odbiorcami” – tu zapisujemy należności naszych odbiorców i ich spłatę, otrzymane zaliczki, naliczone im odsetki, faktury korekty umniejszające lub zwiększające ich zobowiązania, kary, różnice walutowe.

Jak prowadzić rozrachunki bez komplikacji?

Najłatwiejszym rozwiązaniem będzie zdać się na specjalistyczne oprogramowanie dedykowane przedsiębiorcom czy, ściślej – księgowości. Moduły „rozrachunków z dostawcami i odbiorcami” występują nawet w niezbyt rozbudowanych programach do wystawiania faktur. Rozwiązanie to ma też tę zaletę, że oprogramowanie jest aktualizowane zgodnie z obowiązującymi czy wchodzącymi w życie przepisami, więc nie popełnisz błędu wynikającego z niewiedzy na temat zmian w przepisach. Komputer dokona też za Ciebie wszelkich obliczeń, a Ty wygodnie przejrzysz to na wygenerowanych przez system zestawieniach. Dzięki temu sprawnie zweryfikujesz zobowiązania swoje i kontrahentów, odnotujesz ich spłaty, prześledzisz terminowość płatności, a także przygotujesz liczne zestawienia, tabele, salda.

Prowadzenie księgowości i wszelkich rozrachunków z kontrahentami nie jest łatwe. Wymaga sporej wiedzy, a także codziennego skupienia i skrupulatności. Warto więc nie robić wszystkiego „na piechotę”, ale zdać się na profesjonalistów i dedykowane oprogramowanie do prowadzenia księgowości przedsiębiorstwa.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.